2021-06-02 11:13

Snart dags för en av Europas största PI-planeringar

Patrik Thiis och Jonas Lundström

I mitten av juni samlas omkring 4 500 SEB-anställda digitalt för att genomföra årets andra PI-planering. Det är en av de största och mest omfattande agila planeringsprocesser som genomförs i Europa.

I mitten av juni samlas omkring 4 500 SEB-anställda digitalt för att genomföra årets andra PI-planering. Det är en av de största och mest omfattande agila planeringsprocesser som genomförs i Europa.

– SEB har tagit ett ganska unikt angreppssätt med en agil transformation som omfattar hela bolaget. I många fall växer den agila transformationen fram som en botten-upp-rörelse inom IT. Men, för att få ut de fulla effekterna måste hela bolaget vara med, säger Jonas Lundström chef för Lean Agile Center of Excellence, LACE, på SEB.

PI-planering, eller Program Increment Planning, genomförs varje kvartal. Men, vad är det egentligen och hur har processen utvecklats inom SEB? Vi frågar Jonas Lundström och Patrik Thiis, som är chef för affärsutveckling inom affärsområdet Investor Services och leder en av bankens domäner.

Patrik Thiis

– Ur ett pragmatiskt perspektiv, enligt mitt sätt att se är PI-planeringen ett sätt att synkronisera produktplaneringen mellan affärsdivisioner, IT och supportfunktioner. Det är ett sätt att under en vecka varje kvartal samordna all strategisk input och alla beroenden och sätta sig ner och göra en gemensam planering, säger Patrik Thiis. 

– Det är också ett sätt att gå från en förutbestämd instruktionsstyrd planering till en intentionsbaserad. Att man pekar ut riktning och vilka intentioner man har för olika områden och sedan involverar den totala kunskapen i banken för att se hur dessa intentioner kan förverkligas. Därmed får man ett handslag och en realistiskt plan, säger Jonas Lundström.

Hur har processen kring PI-planeringen utvecklats inom SEB? 

Jonas Lundström

– När jag började i banken för drygt två år sedan skilde det tio veckor mellan den första och den sista PI-planeringen. Det kan skapa stora problem. Lek med tanken att trajb A lägger en plan och börjar arbeta, men har ett beroende till trajb B, som inte planerar förrän om tio veckor. Det kan leda till att trajb A:s leveranser faller helt och hållet, säger Jonas Lundström.

– Det finns en vits att ha planeringen vid samma tidpunkt så att vi kan synkronisera. Vi har gått från ett planeringsspann på tio veckor ner till en vecka i år. Det är en enorm förflyttning och vi siktar på att kunna genomföra planeringen ännu mer koncentrerat under två gemensamma dagar.

– Under den här perioden har vi också ställt om från fysiska möten till digitala, vilket varit en utmaning, samtidigt som det förenklat logistiken att inte behöva boka upp mängder med fysiska lokaler, säger Patrik Thiis.

Vad har den synkroniserade planeringen gett för effekter hittills?

– Den största fördelen är att man exponerar problem på ett annat sätt än tidigare. Affärsdivisioner, IT och supportfunktioner har kommit närmare varandra och det blir transparent och tydligt när vi får krockar. Historiskt har man löst kapacitetsproblem genom att äska mer pengar, men nu har vi genom domänorganisationen en fast kapacitet och frågan handlar i stället om hur vi kan optimera våra flöden för att få ut mer värde, säger Jonas Lundström.

– Vi kan inte göra allt samtidigt utan då får man ta hårda prioriteringar ibland. Flödesoptimering är vardag inom tillverkade bolag och jag hoppas att det även blir det inom kunskapsindustrin. Det finns en enorm potential att optimera flöden att ständigt jobba bort flaskhalsar. På lång sikt kommer det att vara det bästa sättet att skapa mer värde till lägre kostnad.

Patrik Thiis instämmer i att den stora fördelen med PI-planeringen är ett trimmat maskineri, ökad transparens och bättre förståelse för beroenden.

– Men, vi lever fortfarande i en parallellvärld, där linjeorganisation och domäner inte speglas ett till ett. Bara genom att ändra konceptet löser man inte alla problem, säger han.

Samma uppfattning har Jonas Lundström. Det finns fortfarande utmaningar och behov av att utveckla organisation och arbetssätt.

– Våra domäner och trajber är i dag inte perfekt utformade i enlighet med våra värdeflöden end-to-end. Ett bra citat som vi använder i transformationen lyder: “It is easier to act yourself into a new way of thinking, ​than it is to think yourself into a new way of acting.” Med andra ord lansera tidigt, sök återkoppling, maximera lärandet och förändra.